Et nyt blik på produktivitet, sikkerhed og cloud-drevet effektivitet for nutidens kontormedarbejdere

Fremkomsten af hybridarbejde har drevet en stille revolution i mange virksomheder. Medarbejdere arbejder nu ofte fra flere forskellige steder, herunder på kontoret, hjemme, på fælles arbejdspladser eller endda på rejser med mobile enheder.

Kombineret med den næsten universelle indførelse af cloud-løsninger og stigende digitalisering og automatisering har medarbejderne nu enestående muligheder for at behandle dokumenter på måder, der fungerer for dem.

Det er afgørende for effektive forretningsprocesser at kunne printe på forskellige printere på forskellige steder og scanne fortrolige dokumenter sikkert, hvilket muliggør effektiv arkivering, hentning og lagring af dokumenter uden at gå på kompromis med informationssikkerheden.

Som markedsførende inden for printadministration og dokumenthåndtering er vi opmærksomme på print- og scanningsadfærd på arbejdspladsen, og at kontormedarbejdere ikke altid udnytter deres organisationers eksisterende cloud-løsninger fuldt ud – og det samme gælder for brugen af alle funktionerne i deres printere og scannere. Det betyder, at de investeringer, virksomhederne har foretaget i cloud-teknologi, ikke maksimeres.

Ved at foretage enkle ændringer i, hvordan enkeltpersoner printer og scanner, kan virksomheder øge produktiviteten og spare tid på besværlige og gentagne opgaver og samtidig forbedre informations- og dokumentsikkerheden. At blive en mere effektiv organisation kan også understøtte virksomheden i at opnå deres mål for bæredygtighed.

Kan I genkende nogen af disse udfordringer?

• I skal regelmæssigt besøge kontoret for at printe dokumenter eller levere vigtige formularer til behandling.
• I skal sende dokumenter til jeres e-mailadresse og derefter dele dem med jeres kolleger som vedhæftede filer, eller dokumenter er blevet delt med jer på samme måde.
• I skal gemme potentielt fortrolige dokumenter, f.eks. CV'er eller kontrakter, på jeres computer.
• I har svært ved at finde et dokument, huske, hvad I kaldte det, eller hvor I gemte det.
• I kan scanne stakke af dokumenter ved hjælp af den normale scanningsfunktion på kontorets multifunktionsprinter, og derefter skal I adskille filerne og navngive dem manuelt ved skrivebordet.

Scanning til clouden forbedrer straks dokumenthåndteringen, når dokumenter automatisk uploades til en central placering i clouden. Dette gør det også nemt at søge efter, få adgang til og hente oplysninger, hvilket forbedrer samarbejdet, da teams nemt kan få adgang til og dele scannede dokumenter, uanset hvor de arbejder fra.

Analyser viser, at medarbejderne kan miste op til to timer om dagen ved at søge efter oplysninger, og over 76 % indrømmer, at de opbevarer lokale kopier af deres dokumenter og derved forhindrer samarbejde.

Da digitalisering reducerer papirforbruget, hjælper det også virksomheder med at blive mere bæredygtige, samtidig med at det giver omkostningsbesparelser på papir, print og fysisk opbevaring.

Endelig kan lagring af følsomme dokumenter lokalt og deling af dem via e-mail have potentielt katastrofale konsekvenser for en virksomhed, hvis sikkerheden kompromitteres, fordi flere ikke-administrerede kopier af dokumenter er spredt på forskellige printere på forskellige lokationer.

For at løse disse problemer tilbyder vores kombinerede prisvindende Canon cloud-aktiverede multifunktionsprintere og markedsførende cloud-tilslutningsløsninger problemfri integration med alle populære cloud-lagringsløsninger, der bruges i virksomheden i dag – herunder OneDrive for Business, SharePoint og Teams fra Microsoft, Google Workspace og DropBox.

Canons Cloud Connectivity Solutions imødekommer en lang række behov på arbejdspladsen og understøtter mere produktiv print- og scanningsadfærd fra individuelle brugere op til store virksomheder:

• Canon Cloud Connector
• En basisløsning til mindre virksomheder, der muliggør cloud-print og -scanning med minimale IT-ressourcer.
• uniFLOW Essentials
• Til kunder, der har brug for sikkert print samt yderligere dokumenthåndteringsfunktioner som f.eks. kontostyring, centralstyrede printere og brugerstyring.
• uniFLOW Online
• En skalerbar cloud-baseret print- og scanningsløsning, der leverer problemfrit hybridarbejde, et bredere udvalg af printere og understøttelse af flere leverandører. Det giver også mulighed for avancerede scanningsindstillinger, herunder batchscanning af flere dokumenter og arkivering og indeksering af dokumenter baseret på de data, de indeholder, så de er klar til yderligere behandling. Det betyder, at der ikke findes nogen Cloud Connectivity Solution, der passer til alle. Den afhænger af jeres organisations individuelle behov. Hvilke arbejdsprocesser har I? Hvor stor er jeres organisation? Hvad er jeres hybride arbejdsordning? Uanset om det er cloud-aktiverede printere og scannere, løsninger eller services, kan Canons Digital Transformation Service-portefølje hjælpe jer med at udnytte jeres eksisterende investeringer bedst muligt, herunder jeres foretrukne cloud-lagringsløsning, der kan frigøre produktivitet og styrke informationssikkerheden i hele organisationen.