4 fordele ved digitalisering af bilag

I 2024 skal alle bilag og regnskabsmateriale være digitaliseret i overensstemmelse med bogføringsloven. Bogføringsloven tvinger virksomhederne til at påbegynde en digitaliseringsrejse, og selv om mange virksomheder allerede er godt på vej, ser vi stadig eksempler på dokumenter som fakturaer og følgesedler, der stadig ikke er digitaliseret, men i stedet opbevares i ringbind på kontoret eller i varemodtagelsen.

Ud over at overholde lovgivningen kan digitalisering af bilag hjælpe jer med at strømline jeres processer og optimere informationssikkerheden. Vi har derfor samlet en liste over 4 grunde til at starte jeres digitaliseringsrejse allerede nu:

Hvis I blot gemmer jeres bilag i et ringbind eller en anden form for fysisk lagring, er det let for uvedkommende at få adgang.

Med digital opbevaring har I mulighed for at kryptere jeres data, så de ikke kan læses af uautoriserede, samt begrænse og tillade adgange, så kun de personer, der rent faktisk har brug for dataene, har adgang til dem.

Canons egen undersøgelse viser, at 41% af respondenterne mener, at de har problemer med at få adgang til dokumenter, når de ikke befinder sig fysisk på kontoret.

Når jeres bilag er digitaliseret, har medarbejderne adgang til virksomhedens data fra ethvert sted, lige meget om de arbejder hjemmefra, er på kontoret eller arbejder på farten. Det betyder også, at medarbejderne heller ikke skal bruge tid på at finde bilagene hos henholdsvis finansafdelingen eller varemodtagelsen, da de blot kan tilgå dem via deres computer.

De fleste har oplevet at skulle bruge lang tid på at finde frem til et specifikt dokument, hvor du ville have ønsket, at du blot kunne benytte dig af en søgefunktion – ligesom på din computer.

Genfinding af bilag bliver væsentligt mere effektiv, når alle jeres bilag er digitaliseret. I kan drage fordel af en løsning til dokumenthåndtering, der automatisk registrerer og gemmer jeres data i de korrekte mapper, når de scannes.

Vidste du, at det kan være en overskridelse af GDPR-loven hvis jeres bilag ikke opbevares korrekt? Bilag kan indeholde personoplysninger som f.eks. adresse, e-mailadresse, telefonnummer, og de skal derfor opbevares i overensstemmelse med GDPR-loven.

Når først jeres dokumenter er digitaliseret, kan software hjælpe jer med at implementere en lagringsstrategi således, at bilagene helt automatisk slettes efter den lovbestemte periode. Som nævnt ovenfor er sikker opbevaring af bilag vigtig, også når det kommer til overholdelse af GDPR-lovgivningen, så uautoriseret adgang heller ikke tillades.

Hvis du vil læse mere om, hvordan software kan hjælpe dig med at opnå GDPR-compliance, kan du klikke her.