Den måde, vi arbejder på, forandrer sig hurtigt. Virksomheder, der indtil for nylig var helt kontorbaserede, udforsker i stigende grad flere muligheder for deres arbejdsstyrke.

Baseret på samtaler med vores kunder, har vi defineret fire almindelige arbejdsmiljøer, som virksomheder i hele Europa benytter sig af, ofte i en hybrid opsætning. Det drejer sig om "company hub" (et centralt kontor eller et afdelingskontor), "community hub" (f.eks. et kontorfællesskab), "home hub" (hjemmearbejde) og "mobile hub" (der omfatter arbejde på farten).

Men det er ikke altid ligetil at tilpasse sig hybridarbejde. Med teams, der arbejder fra forskellige steder, er det vigtigt, at virksomhederne har en solid plan på plads for at opretholde en sikker og effektiv drift.

I artiklen nedenfor giver vi fem tips, der kan hjælpe enhver virksomhed, der ønsker at indføre hybridarbejde til at gøre det godt lige fra starten.

Cloud-baserede platforme giver et samlet miljø, hvor teams kan dele oplysninger og arbejde sammen, uanset hvor de befinder sig. Ved at flytte arbejdsbyrder, platforme og infrastruktur til clouden kan I begynde at frakoble jeres medarbejdere fra et bestemt arbejdsområde – og hvis I slet ikke har en infrastruktur på stedet, der skal administreres og vedligeholdes, kan jeres virksomhed teoretisk set fungere helt virtuelt.

Når jeres organisation har indført cloud-teknologier, kan I også drage fordel af applikationer, der er designet til at gøre hybridarbejde nemmere for teams. Vi ved f.eks., at for at medarbejderne kan arbejde effektivt, skal de have adgang til og interagere med de dokumenter, de bruger dagligt. Derfor har vi oprettet services som Cloud Workspace Collaboration – Process Automation, som giver organisationer mulighed for at få adgang til og administrere deres komplette dokumentworkflows via clouden, så teams kan fortsætte med at arbejde som normalt, ligegyldigt hvor de befinder sig.

Uanset om I allerede er på vej til at blive cloud-forberedte eller endnu ikke er begyndt, kan vi hjælpe jer med at optimere jeres hybride arbejdsmiljøer. Det skyldes, at vi hos Canon leverer vores løsninger, så de passer til jer, uanset om det er lokalt, via clouden eller en blanding af de to.

Har I overvejet, hvordan jeres workflows vil tilpasse sig en hybrid arbejdsmodel? Start med at kortlægge dem: I hvor høj grad er de på nuværende tidspunkt afhængige af ansigt-til-ansigt- eller stedspecifik interaktion? For at jeres arbejdsprocesser skal være effektive i en hybrid model, skal de flyde, uanset hvor jeres medarbejdere befinder sig, hvilket vil betyde, at I migrerer disse trin til en digital proces, der understøttes af workflowteknologi.

Planlægning og implementering af digital workflowteknologi kan være kompleks og dyr, hvilket gør det sværere at tilpasse sig hybridarbejde, især for mindre virksomheder med stramme budgetter. Men med Cloud Workspace Collaboration – Process Automation har vi brugt vores ekspertise til at forudkonfigurere almindelige forretningsworkflows for jer, fra fakturahåndtering til kontraktstyring, som alle kan tilgås direkte fra Canon-hardware. Det betyder, at trin i et digitalt dokumentworkflow, f.eks. politikker for godkendelse, deling og opbevaring, er forudkonfigureret, så I sparer tid og penge ved at sætte hybride arbejdsmiljøer op.

Flytning af en arbejdsstyrke til uden for virksomhedens vægge vil naturligvis skabe nye sikkerhedssårbarheder, især hvor oplysninger deles ind og ud af organisationen. Det er vigtigt at identificere, hvad jeres mest værdifulde informationsaktiver er, og derefter overveje spørgsmål som: Hvordan vil teams interagere med dem, når de arbejder fra andre steder? Hvilken sikkerhedsbeskyttelse vil være på plads for at forhindre utilsigtet eller ondsindet overtrædelse af disse oplysninger? Som organisation er det vigtigt at indføre robuste regler for best practice for at forhindre medarbejdere i at indføre sårbarheder. Men I har også brug for teknologi, der giver egensikkerhed for at beskytte medarbejderne, når de udfører det daglige arbejde. Derfor er det vigtigt at notere sig og gennemgå den styrke af sikkerhed, der leveres af løsninger, som I overvejer at bruge til hybridarbejde.

Vi havde sikkerhed i tankerne, da vi udviklede vores service Cloud Workspace Collaboration – Process Automation. Vores komplette service til informationshåndtering forbedrer ikke blot medarbejdernes erfaring med hybridarbejde, den har også indbygget sikkerhed i alle faser af et dokuments livscyklus. For eksempel anvendes dokumentadgangspolitikker automatisk i det øjeblik, et dokument scannes, mens oplysninger, der er gemt i det centrale dokumentarkiv, beskyttes sikkert af Microsoft Azure.

Vores dokumenthåndteringsløsninger og -services arbejder også sammen med vores hardware om at give jeres virksomhed en robust beskyttelse. Vores multifunktionsprintere er bygget til at være sikre gennem design og tilbyder en række egenskaber og funktioner til at holde dokumenter i sikkerhed, fra indbygget McAfee Embedded Control-software til brugergodkendelse.

Nøglen til at skabe en vellykket hybridarbejdsmodel er at betragte alle arbejdssteder holistisk. Hver arbejdsplads er ikke en ø. Teams skal stadig arbejde sammen uden problemer – uanset afstanden. Så det handler ikke kun om at finde teknologi, der passer til hvert sted, men også teknologi, der fungerer sammen. Overvej, om I har prøvet og testet de teknologier, I planlægger at bruge. Er de designet til nem integration? Eller vil de kræve løbende indgriben fra IT for at holde dem i gang? Integration af løsninger er et af de mest komplekse udfordringer, som IT-teams kan stå over for, og det er derfor en vigtig overvejelse.

Hos Canon designer vi al vores hardware og alle vores løsninger, så de kan arbejde sammen og fjerne besværligheden ved at administrere hybride arbejdsmiljøer for IT. Vores løsninger til dokument- og informationshåndtering arbejder sammen med vores multifunktionsprintere om at gøre integrationen nem og også for at gøre det muligt for jer at skalere op eller justere mulighederne i takt med, at jeres behov ændrer sig.

Der er masser af pres for at blive ved med at tilpasse sig de skiftende måder at arbejde på, men hastigheden bør ikke blive på bekostning af god planlægning. Det kan være overvældende at forsøge at genplanlægge, hvordan jeres virksomhed fungerer, så den er sikker, samarbejdende og effektiv, når teams distribueres. I stedet for at prøve at klare det på egen hånd kan Canon levere et erfarent partnerskab, der kan hjælpe jer gennem hele jeres rejse, både med overgangen til hybridarbejde og med jeres løbende optimering, og opbygge en model, der er designet til at levere bæredygtigt hybridarbejde efter bedste praksis.