Optimering af finansielle processer: Fordelene ved et dokumenthåndteringssystem

Finansafdelinger står over for stadig mere komplekse udfordringer og strengere reguleringskrav, og med indførelsen af den nye bogføringslov er der kommet øget fokus på nødvendigheden af præcis, sikker og effektiv håndtering af finansielle data.

I denne artikel vil vi gå i dybden med, hvordan et dokumenthåndteringssystem ikke kun kan hjælpe finansafdelinger med at navigere i de nye lovkrav, men også transformere deres daglige workflows, øge effektiviteten og styrke deres rolle i virksomhedens strategiske beslutningstagning.

De strengere krav i den nye bogføringslov gør dokumenthåndteringssystemer til et afgørende hjælpemiddel for finansafdelingen. Et sådant system sikrer, at alle aspekter af digital opbevaring og sikkerhedskopiering af regnskabsmateriale håndteres effektivt, hvilket er essentielt for at bevare dataintegritet og forhindre tab af vigtige finansielle data.

Med lovens indførelse af en udvidet definition af regnskabsmateriale, som nu omfatter alle oplysninger, der er relevante for revisionssporet, såsom ledelsesrapporter, mødereferater, al korrespondance med økonomisk betydning samt anden vigtig dokumentation, der er nødvendig for at verificere alle regnskabsregistreringer, er virksomheder nødt til at implementere et system, der kan håndtere en bred vifte af dokumenttyper. Denne udvidelse understreger behovet for en mere omfattende og systematisk tilgang til dokumenthåndtering, hvilket understreger behovet for et effektivt dokumenthåndteringssystem, idet et standard ERP-system ofte er utilstrækkeligt.

Desuden skal bogføringssystemer nu opfylde specifikke IT-sikkerhedsstandarder, herunder overholdelse af relevante ISO-standarder. Dette indebærer implementering af sikre login-procedurer og effektiv bruger- og adgangsstyring, som et dokumenthåndteringssystem let kan integrere. Kravet om en detaljeret beskrivelse af bogføringsprocedurer betyder også, at virksomheder skal have et system, der tillader dem at opbevare denne beskrivelse sammen med det faktiske regnskabsmateriale på en organiseret og søgbar måde.

Derudover understreger lovens krav om digitalisering af alle bilag inden for 10 dage efter modtagelsen og den løbende backup vigtigheden af et system, der kan automatisere disse processer. Desuden er et dokumenthåndteringssystem ideelt til at opfylde kravet om et detaljeret revisionsspor, der bekræfter bilagets ægthed og aktivitetshistorik, ved sikkert at logge og opbevare disse data.

Ved at digitalisere fakturaer, kvitteringer og andre finansielle dokumenter minimeres manuel dataindtastning, hvilket reducerer fejl og frigør tid for medarbejderne til mere værdiskabende opgaver. Desuden muliggør et dokumenthåndteringssystem automatisk sortering og arkivering af dokumenter, hvilket sikrer, at finansielle oplysninger er organiseret og let tilgængelige.

Ydermere kan systemet integrere avancerede funktioner som automatiseret datafangst og genkendelse af karakterer (OCR), der yderligere reducerer behovet for manuel indtastning og minimerer risikoen for menneskelige fejl. Disse funktioner kan genkende tekst og tal fra scannede dokumenter, omdanne dem til redigerbare og søgbare data og indføre dem direkte i virksomhedens regnskabssystem eller ERP-system.

Ved at automatisere compliance-processer sikrer systemet, at virksomheder overholder gældende love og regler. Dette er særligt relevant i forhold til GDPR, da finansafdelinger ofte håndterer følsomme personoplysninger. Dokumenthåndteringssystemer understøtter GDPR-overholdelse ved at tillade adgangsstyring og automatisk sletning af personoplysninger i overensstemmelse med lovgivningen, hvilket sikrer, at data kun opbevares så længe, det er nødvendigt og kun er tilgængeligt for autoriserede personer.

Derudover tilbyder dokumenthåndteringssystemer ofte avancerede analyseværktøjer, der kan identificere og advare om potentielle risici i realtid. Det giver virksomhederne mulighed for proaktivt at håndtere disse risici, før de bliver til reelle trusler.

Med indbyggede revisionsspor kan dokumenthåndteringssoftware også lette revisioner ved at give en detaljeret historik over alle ændringer og transaktioner. Det minimerer ikke kun risikoen for fejl, men kan også være med til at reducere omkostningerne i forbindelse med eksterne revisioner og potentielle bøder fra myndighederne. Disse systemer spiller en afgørende rolle i at sikre, at finansafdelinger ikke kun er effektive, men også lovmæssigt ansvarlige i deres daglige drift.

Med indsigt leveret i realtid kan økonomiafdelinger bruge dokumenthåndteringsløsninger til bedre at forudsige fremtidige økonomiske tendenser. Det giver dem mulighed for at træffe informerede beslutninger om budgettering, investeringer og andre strategiske tiltag.

Derudover giver softwaren mulighed for at integrere data fra forskellige kilder, hvilket kan give en mere holistisk forståelse af virksomhedens økonomiske landskab. Det kan også hjælpe med at identificere muligheder for besparelser eller investeringer, som måske ikke tidligere har været synlige uden den dybdegående analyse, som et dokumenthåndteringssystem giver mulighed for.