Vores fire bedste tips til en problemfri implementering af informationshåndteringsteknologi

Det er én ting at beslutte sig for at investere i ny teknologi for at forbedre informationsflowet i en organisation. En vellykket udrulning med minimale afbrydelser, samtidig med at omkostningerne holdes nede, er noget helt andet.

Det er vigtigt at gøre det rigtigt, fordi katastrofale tekniske implementeringer skaber overskrifter – uanset om det er det forladte NHS-patientjournalsystem¹, der beskrives som "det største IT-svigt nogensinde", eller Sainsbury's forkludrede lagerautomatiseringssystem, som, da det blev opgivet, havde kostet 150 mio. engelske pund².

I vores nye undersøgelse har vi spurgt tusinde af IT-beslutningstagere (ITBT'er) for at forstå, hvordan forretningsprocesser udvikler sig. Den viste, at kompatibilitet med eksisterende arkitektur blev valgt som den største udfordring under implementering af ny teknologi for ITBT'er.

Disse problemer kan være fatale for et nyt teknologiprojekt i en tid, hvor mange virksomheder ønsker at blive mere digitalt modne. Vi fandt endda ud af, at 10 % af respondenterne har været tvunget til helt at opgive en implementering inden for de sidste par år.

I denne artikel skitserer vi fire områder, som ITBT'er skal tage højde for, når de implementerer ny teknologi. At håndtere disse elementer korrekt øger chancen for en mere jævn og udbytterig udrulning, så virksomheder kan begynde at se fordelene ved deres nye systemer.

Som en del af vores undersøgelse til rapporten spurgte vi ITBT'er om de udfordringer, de stod over for, sidste gang de foretog en strategisk teknologiimplementering. Integration med deres eksisterende IT-infrastruktur var det mest almindeligt nævnte problem – med 28 %.

Det er derfor, at når ITBT'er overvejer en ny investering, er kompatibilitet også blevet den vigtigste overvejelse under indkøbsprocessen – endda over selve teknologiens muligheder.

Men i betragtning af den tid, de omkostninger og de udfordringer, der er forbundet med at udrulle helt nye løsninger, er det vores råd at håndtere indkøb strategisk og prioritere skalerbare teknologier, der giver jer mulighed for at tilføje yderligere funktioner, efterhånden som virksomheden udvikler sig – uden større nye implementeringer.

Vi spurgte ITBT'er om, hvor meget støtte de fik i deres sidste store teknologiske implementering. 61 % sagde, at de anvendte en tredjepartsleverandør til en vis grad.

Det er interessant, at ikke alle virksomheder har den samme tilgang, når de søger ekstern hjælp. 34 % leder efter et basisniveau af support, som giver dem tillid til derefter selv at håndtere opgaven. 35 % leder efter et samarbejde, hvor ansvaret for projektet deles. Og endelig foretrækker 30 % af ITBT'erne at arbejde sammen med en partner, som vil påtage sig det fulde ansvar for projektet fra start til slut.

Det afhænger virkelig af organisationens behov og muligheder. Store organisationer med over 5.000 ansatte vil med større sandsynlighed vælge et fuldt samarbejde, hvilket ikke er overraskende i betragtning af kompleksiteten ved at implementere ny teknologi i virksomheder af denne størrelse.

Hovedsagen er, at der ikke er nogen one-size-fits-all-strategi – hver virksomhed skal overveje, hvor deres egne styrker og svagheder ligger, før der hentes ekstern support ind.

Det rigtige valg for jer afhænger af jeres organisations prioriteter.

Vores forskning viste f.eks., at virksomheder, der håndterede deres sidste store teknologiimplementering internt, rapporterede de færreste kompatibilitetsproblemer og forsinkelser – så hvis tiden er jeres højeste prioritet, er det måske den bedste løsning. Men med dette kommer der en pris med mindre vedvarende support, hvor en femtedel mente, at der var mangel på kommunikation med leverandører, og én ud af syv oplevede mangel på eftersalgssupport.

De ITBT'er, der valgte fuldt samarbejde med en tredjepart, havde større chance for at rapportere ingen udfordringer (21 %). Valget af denne mulighed betød også bedre eftersalgssupport og kommunikation, og det afgørende var, at kun 5 % måtte opgive projektet – næsten halvdelen af andelen af interne implementeringer. En ulempe, som vores undersøgelse pegede på, var en lille stigning i andelen af funktionsproblemer.

Det ser ud til at være klart, at det at forsøge at tage en blandet tilgang til support, enten med en tredjepart, der tager det indledende ansvar for udrulningen internt, eller omvendt, kan være at bede om problemer. Over 90 % af de ITBT'er, der tog denne mulighed, rapporterede udfordringer, og betydeligt flere blev tvunget til at opgive projektet. Denne tilgang førte også til flere problemer, f.eks. teknologi, der ikke var egnet til formålet, eller lav medarbejderanvendelse af nye systemer.

Det, der vil være indlysende for alle ITBT'er, der har navigeret i disse udfordringer, er, at ikke alle partnere er lige.

Det er ikke let at vælge den rette partner til en større teknologiimplementering. Der er meget, der afhænger af det.

En god partner kan arbejde sammen med ITBT'er og forskellige forretningsområder for at mindske nogle af de risici, der er forbundet med kompatibilitet og tidsmæssige risici i forbindelse med store og komplekse projekter. Men det modsatte er også tilfældet. Som vi har set, kan kompatibilitetsproblemer og forsinkelser faktisk forværres af et fuldt samarbejde.

Hvad fortæller det os? Det er afgørende, at ITBT'er arbejder sammen med en partner med ekspertise i integration af dybe løsninger og specialistviden om teknologien, som ITBT'erne ønsker at implementere. Potentielle partnere skal være i stand til at samle forskellige løsninger på en sømløs måde, så løsningerne kan fungere sammen.

En vellykket implementering kræver også en dybdegående forståelse af forretningsprocesser – især hvordan dokumenter og oplysninger behandles i en organisation – for at fjerne eventuelle gnidninger.

I sidste ende skal den bedste partner inspirere til tillid, så ITBT'er kan engagere sig helhjertet i en automatiseret fremtid, låse op for fordelene ved forbedret sikkerhed og compliance, øget produktivitet og en enestående kundeoplevelse.

Der er ingen hurtige løsninger, der gør det nemt at implementere nye teknologier. I sagens natur er det en udfordrende proces, hvor kompatibilitetsproblemer skaber et konstant problem.

Men de virksomheder, der allerede er mere digitalt modne, med en virksomhedskultur, der omfavner ny teknologi og nye idéer, er godt rustede til at opnå succes. Og hvis ITBT'er planlægger fremtiden, får fat i den support, de har brug for, og finder en partner, der kan yde den rigtige support, har de den bedst mulige chance for en vellykket udrulning, der sår fordele i hele organisationen i mange år fremover.

Hos Canon har vi mere end 30 års erfaring med forretningsprocesteknik samt implementering og tilrettelæggelse af løsninger. Vi har allerede hjulpet over 2.700 kunder i hele Europa med at forbedre deres informationshåndtering. Og vi specialiserer os i hyperautomatisering af workflows og digital dokumenthåndtering – så uanset hvor I befinder jer i jeres informationshåndteringsrejse, er vi klar til at hjælpe jer med at komme videre til næste trin.

Download vores rapport nu for at få mere at vide om de almindelige faldgruber, som virksomheder står over for i forbindelse med teknologiudrulninger – og hvordan organisationer udnytter teknologier som automatisering til bedre informationshåndtering.