Informationssikkerhed er fortsat i fokus – i medierne, i den offentlige bevidsthed og vigtigst af alt i den måde virksomheder bruger deres IT-budgetter på. Data og adgang til disse data er et mål af høj værdi for kriminelle.

Men ændringer i den måde, vi arbejder på, påvirker sikkerhedslandskabet radikalt. Flere og flere organisationer arbejder med en hybrid arbejdsmodel, der gør det muligt for medarbejderne at bevæge sig fleksibelt mellem forskellige steder: Fra det centrale kontor til et kontorfællesskab, til deres skrivebord og endda "på farten", når de flytter fra et arbejdsmiljø til et andet.

Denne nye måde at arbejde på giver mange fordele, men hybrid- og fjernarbejde har gjort håndtering af informationssikkerhed mere kompleks. Disse udfordringer er dog ikke uovervindelige, når I har den rette teknologi og support til rådighed.

Nedenfor udforsker vi fire ofte stillede spørgsmål fra organisationer, der administrerer et hybridt arbejdsmiljø – og forklarer, hvordan Canon kan hjælpe med at håndtere dem.

Uanset om I starter et hybridt arbejdsmiljø op eller ønsker at optimere et eksisterende miljø, bør sikkerheden være i fokus. Men det er almindeligt for organisationer at nærme sig disse mål hver for sig: Først investere i teknologi for at muliggøre hybridarbejde og derefter gå videre med at sikre det udvidede arbejdsmiljø. Virksomheder kan spare tid og undgå "at betale to gange" ved at se nærmere på sikkerhedskapaciteten i hybride arbejdsløsninger, før de indfører dem.

Hos Canon sætter vi sikkerhed først i alt, hvad vi gør, fra den indbyggede beskyttelse mod cyberrisici i vores hardware og software til den måde, hvorpå vi behandler, implementerer og leverer løsninger. Faktisk anerkendte Quocirca Canon som brancheførende inden for print- og dokumentsikkerhed¹, hvilket giver jer ro i sindet, når I samarbejder med Canon om at optimere jeres hybride arbejdsløsning, da informationssikkerhed er hele kernen i løsningen.

Det er vigtigt at overveje, hvordan oplysninger vil strømme på tværs af virksomhedens arbejdsmiljøer, uanset om det er oprettelse, deling, lagring eller sletning af dokumenter. Hvert af disse punkter udgør en potentiel sårbarhed. En af fordelene ved vores baggrund inden for dokument- og informationshåndtering er, at vi tilbyder ekspertise i hele informationslivscyklussen.

Vores økosystem, som omfatter hardware, software og services, er designet til at arbejde holistisk for at beskytte jeres oplysninger på alle stadier, når som helst og hvor som helst. Vores hardwareprodukter tilbyder sammen med vores virksomhedsløsninger integreret sikkerhed gennem funktioner som datakryptering, aktivitetslogning, sikker adgang til cloud-dokumenter og brugergodkendelse for at sikre, at dokumenter kun kan printes eller tilgås på enheden af den bruger, de er beregnet til.

I mellemtiden hjælper vores dokumenthåndteringsløsninger med at understøtte jeres virksomheds anstrengelser ved at levere en sikker arkiverings- og samarbejdsplatform til virksomhedens oplysninger. Vores smarte løsninger kan genkende almindelige dokumenter og anvende automatiske sikkerhedspolitikker for at begrænse adgangen, så kun dem, der har brug for at se bestemte oplysninger, kan gøre det.

I sidste ende bør håndhævelse af sikkerhedspolitikker ikke kræve, at IT-teamet er til stede. Men organisationer kan være bekymrede for, hvordan man sikrer, at fjernmedarbejdere overholder bedste praksis uden at skabe en enorm arbejdsbyrde for IT-teamet og frustrationer for medarbejderne ved at udøve detaljestyringsadfærd.

Alle organisationer vil drage fordel af at uddanne deres medarbejdere i, hvordan de kan beskytte deres data og årsagerne til de gældende politikker. Men en mere formaliseret og ensartet måde at håndhæve sikkerheden på bør være en særlig høj prioritet for enhver virksomhed, der opererer i et hybridmiljø.

Vores cloud-baserede løsninger til informationsstyring, herunder Therefore Online og Cloud Workspace Collaboration – Process Automation, giver medarbejderne en struktureret og sikker måde at få adgang til, gemme og dele dokumenter på. Da de er cloud-baserede løsninger, giver de medarbejderne mulighed for at få adgang til deres dokumentworkflows, uanset hvor de befinder sig. Men indbygget, diskret sikkerhed indeholder regler, der forhindrer brugere i at indføre nye sikkerhedssårbarheder.

Adgangskontroller forhindrer f.eks. medarbejdere i at åbne følsomme dokumenter uden tilladelse, mens automatisering, der er indbygget i hver løsning, sikrer, at dokumenter dirigeres direkte til den rigtige medarbejder på hvert trin i et workflow.

Gartner fandt ud af, at brugen af personlige enheder og skygge-IT er almindelig hos fjernmedarbejdere, hvor mere end halvdelen af medarbejderne indrømmer brug af samarbejdsapplikationer eller webtjenester, der ikke er godkendt af deres virksomhed². Tænk over, hvorfor de ville vælge ikke-godkendte teknologier. Svaret er typisk en af to årsager.

For det første, når man arbejder uden for kontoret med sin egen enhed, måske derhjemme eller på farten, kan en medarbejder komme til at bruge de værktøjer, de gør i det daglige liv, simpelthen af vane, og fordi de er fortrolige med, hvordan de fungerer. De er muligvis ikke klar over de risici, disse værktøjer kan medføre, så den bedste strategi til at håndtere denne adfærd er uddannelse og træning.

For det andet kan en medarbejder vende sig mod disse værktøjer, fordi han/hun har problemer med dem, som virksomheden har stillet til rådighed. Måske er de langsomme, komplekse eller irriterende at få adgang til uden for virksomhedens vægge.

Det er én ting at stille værktøjer til rådighed, men om medarbejderen tager dem til sig afhænger af, om de er problemfri og nemme at bruge. Hos Canon tager vi altid højde for dette, når vi designer vores løsninger. Cloud Workspace Collaboration – Process Automation og Therefore Online giver medarbejderne mulighed for nemt at interagere med deres dokumenter i realtid, uanset hvor de er, fra enhver godkendt enhed og uden irriterende forsinkelser. Men ikke mindst leverer de også end-to-end-dokumentsikkerhed. Sammen med vores hardwareprodukter sikrer vi en lukket sløjfe, der til enhver tid opretholder sikkerheden.

Vi ved, at informationssikkerhed ikke er nemt – selv i bedste fald. Vi vil gerne give organisationer mulighed for at anvende den driftsmodel, der passer til dem, uden at skulle bekymre sig om at gå på kompromis med sikkerheden eller bringe deres oplysninger i fare.

At samarbejde med en betroet partner kan tage presset af jeres team og give jer support til at vurdere sikkerhedsrisiciene i jeres IT-infrastruktur, så I kan forudse sårbarheder og opbygge et teknologisk økosystem, der beskytter mod dem, uanset hvor jeres arbejdsstyrke er baseret.