FAQ: Alt du skal vide om multifunktionsprintere

Når du står over for valget af en multifunktionsprinter, er det afgørende spørgsmål naturligvis, hvilken model du bør vælge. Der er en række forskellige funktioner, der skal overvejes i forhold til jeres specifikke behov.

I denne købsguide har vi samlet en oversigt over de mest centrale punkter at overveje.

"Ppm" står for "sider pr. minut" (på engelsk: "pages per minute"). Det er en måleenhed, der angiver, hvor hurtigt en printer kan udskrive sider. ppm-værdien giver en indikation af printerens hastighed, hvilket er en vigtig faktor at overveje, når man vælger en printer, især i miljøer, hvor der regelmæssigt skal udskrives store mængder dokumenter. Højere ppm-værdier betyder, at printeren er hurtigere og kan håndtere flere udskrifter på kortere tid.

Hvor mange sider din printer skal kunne udskrive i minuttet (ppm) afhænger af din virksomheds printbehov.

For virksomheder med moderate printbehov uden store daglige printjobs kan en printer med en hastighed på 20-40 sider pr. minut være passende.

Hvis der regelmæssigt skal udskrives store mængder dokumenter, eller hvor mange medarbejdere deler den samme printer, giver det mening at vælge en printer med en højere udskrivningshastighed på mindst 40-60 sider pr. minut. Det minimerer ventetiden og forbedrer den samlede produktivitet, da større printjob kan udføres hurtigere.

Mængden af papir, du kan lægge i printeren ad gangen, afhænger af printermodellen og dens designede kapacitet.

For printermodeller i mellemklassen er denne kapacitet typisk mellem 2200 og 2300 ark. Men hvis dit printbehov er større, f.eks. omkring 12.000 sider om måneden, kan det være en fordel at vælge en printer med en større papirkapacitet på f.eks. 5-6.000 ark. Det minimerer behovet for ofte at fylde papir på printeren, så produktiviteten opretholdes.

Nogle printere giver dig mulighed for at opbevare forskellige papirstørrelser og -typer på samme tid, f.eks. A3 og A4 eller papir med forskellige gramvægte, f.eks. 80 og 120 g/m². Det kan være en fordel, hvis dine udskrivningsbehov omfatter forskellige dokumenttyper.

Mediestørrelser henviser til de forskellige størrelser og typer af papir eller andre materialer, som en printer kan håndtere. Når du ser udtryk som A5R eller SRA3, beskriver de specifikke dimensioner for papirstørrelser, der er standardiseret under forskellige systemer. A5R: Dette format refererer til en A5-størrelse, hvor "R" står for "reversed" eller "rotated". A5 er en standard papirstørrelse, der måler 148 x 210 mm. Når det roteres (dvs. A5R), betyder det ofte, at papirets retning er ændret, typisk til liggende retning i stedet for stående.

SRA3: "SRA" står for "Supplementary Raw Format A" og er en papirstørrelse, der er lidt større end den standardiserede A-størrelse, i dette tilfælde A3. Formålet med SRA-størrelser er at give ekstra plads omkring A-størrelserne, så der er plads til beskæring og printermargener.

Når det gælder tilslutningsmuligheder for printere, er der flere forskellige måder, hvorpå en printer kan tilsluttes og kommunikere med computere og andre enheder. Her er de mest almindelige tilslutningsmuligheder:

LAN (lokalt netværk): Printere kan forbindes til et lokalt netværk via Ethernet-kabel. På den måde kan flere computere på samme netværk få adgang til printeren.

Wi-Fi: Trådløs tilslutning via et Wi-Fi-netværk gør det muligt for printere at modtage printjobs fra forskellige enheder uden brug af fysiske kabler. Det understøtter også fjernprint inden for samme netværk.

Cloud-print: Cloud-baserede printløsninger gør det muligt at sende printjobs over internettet. Det betyder, at du kan printe hvor som helst, så længe du har internetadgang.

Tilslutning af mobile enheder: Mange moderne printere understøtter print direkte fra mobile enheder som smartphones og tablets ved hjælp af apps eller indbyggede funktioner.

Ja, det er muligt at printe direkte fra en smartphone eller tablet takket være udviklingen inden for trådløse teknologier og mobilapplikationer. Det gør det nemt for brugerne at udskrive dokumenter, billeder og andre materialer direkte fra deres mobile enheder.

Follow Me Print er en printløsning, der er designet til at øge sikkerheden og fleksibiliteten ved håndtering af dokumentprint i organisationer. Denne teknologi giver brugerne mulighed for at sende dokumenter til udskrivning uden at vælge en bestemt printer. Dokumenter udskrives kun, når brugeren fysisk godkender udskrivning på den ønskede printer ved hjælp af en sikkerhedsnøgle eller -kode.

Du kan læse mere om fordelene ved Follow Me Print her.

Scan til mig selv (egen e-mail) betyder, at du kan scanne et dokument med en multifunktionsprinter og sende det direkte til din egen e-mailadresse.

Scan til fællesdrev refererer til muligheden for at scanne dokumenter og gemme dem direkte på et drev, der er tilgængeligt for flere brugere i en organisation eller et team. Det gør det nemt at dele og arkivere vigtige dokumenter centralt.

Når det gælder cloud-destinationer, kan moderne multifunktionsprintere scanne dokumenter og uploade dem direkte til forskellige cloud-tjenester som OneDrive eller Google Drive. Det giver fleksibilitet og nem adgang til dokumenter overalt, så længe du har internetadgang.

Filformater som JPG, TIFF, PDF og OOXML repræsenterer forskellige måder at arkivere og organisere data på, specielt designet til forskellige typer af indhold og anvendelser:

JPG: Et meget udbredt filformat til komprimering af digitale billeder. JPG er særligt effektivt til at reducere filstørrelser med minimalt kvalitetstab, hvilket gør det ideelt til webbrug og fotodeling.

TIFF: Et fleksibelt filformat, der ofte bruges til at gemme billeder i høj opløsning. TIFF understøtter flere lag og er velegnet til dybdegående billedredigering og -behandling. Det bruges ofte i trykkeribranchen og af fotografer, der kræver høj kvalitet og detaljer.

PDF: Bruges til at præsentere dokumenter uafhængigt af software, hardware eller operativsystemer. PDF er ideelt til at distribuere tekst- og billedbaserede dokumenter, der skal se ens ud på alle enheder.

OOXML (Office Open XML): Et filformat, der bruges af Microsoft Office-programmer som Word, Excel og PowerPoint. OOXML er et åbent dokument, som brugerne kan arbejde med/redigere i og dele mellem forskellige programmer og platforme.

Scanningsopløsning angiver detaljegraden i en digital kopi, der er skabt af en scanner. Den måles i dpi (dots per inch), som refererer til antallet af individuelle punkter, som en scanner kan opfange inden for en tomme (ca. 2,54 cm) af det dokument, der scannes. For eksempel betyder "300 x 300 dpi", at scanneren kan indsamle 300 punkter på både den vandrette og lodrette akse pr. tomme af dokumentet.

En højere scanningsopløsning (f.eks. 600 x 600 dpi eller højere) betyder, at scanneren kan opfange flere detaljer og skabe en mere detaljeret og skarp digital kopi. Dette er især vigtigt for billeder eller dokumenter, hvor fine detaljer er vigtige, som f.eks. fotografier.

En printerdriver er et stykke software, der fungerer som et mellemled mellem din computer og din printer. Den oversætter data fra din computer til et format, som printeren kan forstå og behandle, så det ønskede dokument eller billede kan udskrives korrekt. Driveren sikrer, at de funktioner og formater, som printeren understøtter, udnyttes optimalt, f.eks. forskellige papirstørrelser, opløsning, farvestyring og meget mere.

En finisher er en enhed, der er monteret på en printer eller kopimaskine for at færdiggøre det udskrevne dokument, f.eks. sortering, hæftning, hulning, foldning og i nogle tilfælde oprettelse af booklets (hæfter eller brochurer).

Intern finisher: En intern finisher er indbygget, så den passer ind i selve printeren for at spare plads. Den kan udføre de funktioner, der er beskrevet ovenfor, men kan rumme færre udskrevne dokumenter i outputbakken (ca. 500 ark).

Hæftefinisher: Kan udføre samme funktion som den interne finisher, men har en outputbakke med høj kapacitet, ofte over 3.000 ark. Det betyder, at du ved store printjobs ikke behøver at tømme outputbakken så ofte som med en intern finisher.

Booklet finisher: Ud over de interne og hæftefinisherfunktioner som hæftning, hulning og sortering har denne finisher en ekstra funktion til at folde dokumenter på midten og hæfte dem på bagsiden for at skabe et hæfte eller en brochure i enten A4- eller A5-format.

En kort opvarmningstid er vigtig af flere grunde:

Produktivitet: En printer med en hurtig opvarmningstid kan hurtigt begynde at udføre print- og scanningsopgaver, hvilket reducerer ventetiden for brugerne. Det er vigtigt i travle kontormiljøer, hvor tiden er kritisk, og mange brugere er afhængige af hurtig adgang til printfunktioner.

Strømforbrug: Enheder med kort opvarmningstid er også mere energieffektive. Når maskinen er i dvaletilstand, bruger den betydeligt mindre strøm. Hurtig opvarmning betyder, at den kan udføre nødvendige opgaver og derefter hurtigt vende tilbage til dvaletilstand. Selvom enheden bruger ekstra strøm under opvarmningen, vil den samlede energibesparelse være betydelig, da maskinen tilbringer mere tid i energibesparende dvaletilstand end i aktiv brug.

TEC-værdien (Total Energy Consumption) for printere angiver det samlede energiforbrug for en printer i løbet af en typisk uge.

Denne værdi måler energieffektiviteten ved at beregne printerens energiforbrug i alle driftstilstande: under udskrivning, i standby, i dvaletilstand, og når den er helt slukket. En lav TEC-værdi betyder, at printeren bruger mindre energi, hvilket ikke kun er bedre for miljøet, men også kan føre til lavere driftsomkostninger.

For at spare strøm med din printer kan du følge disse tips:

Brug dvaletilstand: Sørg for, at din printer automatisk går i dvaletilstand, når den ikke er i brug. Det reducerer energiforbruget betydeligt sammenlignet med, når printeren er tændt og klar til brug.

Sluk for printeren: Hvis du ved, at printeren ikke vil blive brugt i længere tid, er det en god idé at slukke den helt. Selv i dvaletilstand forbruger printeren en lille smule strøm.

Dobbeltsidet print: Brug dobbeltsidet udskrivning (duplex), når det er muligt. Det reducerer ikke kun papirforbruget, men kan også spare energi, da færre sider skal køre gennem printeren.

Optimer printjobs: Saml printjobs, så du udskriver flere dokumenter ad gangen, i stedet for at tænde printeren for at udskrive enkelte sider ad flere omgange.

Juster indstillinger: Reducer opvarmningstiden ved at justere printerens energibesparende indstillinger, hvis det er muligt. Dette kan omfatte indstillinger for en hurtigere overgang til dvaletilstand.

Vælg en energieffektiv printer: Når du køber en ny printer, skal du kigge efter modeller med en lav TEC-værdi eller printere, der er certificeret med energieffektivitetsmærker som ENERGY STAR.

Udnyt farver effektivt: Overvej, om et dokument behøves at udskrives i farver, da sort/hvid-udskrivning generelt er mere energieffektivt.

Dobbeltsidet Print (Duplex): Aktivér dobbeltsidet print som standardindstilling, så begge sider af papiret udnyttes.

Follow Me Print eller Hold Print: Implementer en Follow Me Print-løsning eller slå Hold-funktionen til på printeren. Dette kræver, at brugere aktivt frigiver deres udskriftsopgaver ved printeren. På denne måde undgås spildprint, da brugeren kan annullere fejlagtige eller forældede printjobs før udskrivning, og glemte dokumenter ikke ligger uafhentet i printeren.

Reducer margener og skriftstørrelse: Juster layoutet på dokumentet ved at reducere margenerne og bruge en mindre skriftstørrelse, så der er plads til mere tekst på hver side, så du reducerer antallet af sider, der skal udskrives.

Print management: Brug software til print management til at overvåge og optimere printadfærd i organisationen. Dette kan hjælpe med at identificere og reducere unødigt forbrug.