Brobygning mellem fysiske og digitale arbejdsgange for nutidens arbejdsstyrke

Informationsdeling er et afgørende fundament for alle virksomheder. Uden informationsdeling ville de fleste ikke kunne få udrettet noget. Derfor er det ingen overraskelse, at dokumenthåndtering er et vigtigt aspekt af den daglige drift og kan påvirke en virksomheds langsigtede produktivitet, succes og modstandsdygtighed.

Arbejdsmønstrene har ændret sig hurtigt i de senere år. Den måde, virksomheder samarbejder og håndterer information på, har udviklet sig, fordi medarbejderne nu kan vælge, hvordan og hvor de vil arbejde. I dag skal arbejdsgivere håndtere en mere "nomadisk" arbejdsstyrke og er afhængige af arbejdspladsens teknologi for at lette kravene til at skifte mellem fjern-, kontor- og samarbejdsmiljøer.

En ny rapport fra Gartner anslår, at ved udgangen af 2023 vil 48 % af verdens kontoransatte enten arbejde helt på afstand eller decentralt på flere forskellige lokationer. Nu skal lederne sikre, at selve infrastrukturen til informations- og dokumentdeling stadig er egnet til formålet uden for kontorets vægge - alt sammen for at sikre, at produktiviteten forbliver intakt, uanset hvor medarbejderne vælger at logge ind.

Selvom der findes værktøjer til at gøre dette til virkelighed, er dokumenthåndtering og -adgang for mange virksomheder ikke så let, som det burde være. Faktisk viste vores undersøgelse, at selvom de fleste IT-beslutningstagere føler sig sikre på deres digitale infrastruktur og praksis, kæmper mange brugere stadig med at få adgang til dokumenter. Her er det tydeligt, at der er en uoverensstemmelse mellem, hvordan IT-teams opfatter deres evner, og den virkelighed, som medarbejderne står over for på daglig basis. At bygge bro over denne videnskløft er en vigtig del af at lykkes med at opfylde langsigtede forretningsmål, snarere end at hindre dem.

I takt med at flere og flere medarbejdere skifter mellem forskellige arbejdsmiljøer, er it-beslutningstagere nødt til at indse, at i et moderne, effektivt workflow skal medarbejderne kunne få adgang til alle slags dokumenter, både papir og digitale, uanset hvor de har brug for dem. Først da kan de skabe et fremtidigt arbejdsmiljø, der er fleksibelt, tager hensyn til alle medarbejderes behov og skaber forretningsprocesser, der er så effektive og smidige som muligt.

I de senere år har den digitale transformation skabt muligheder for nye måder at arbejde på. Med digitaliserede dokumenter har medarbejderne adgang til alt, hvad de har brug for til at arbejde remote. Det forbedrer effektiviteten og giver lederne mere indsigt og kontrol over, hvem der har adgang til dokumenter i alle faser af processen.

Men en udelukkende digital tilgang kan skabe betydelige barrierer for medarbejdere, der skal håndtere fysiske dokumenter som en del af deres arbejdsopgaver. Derfor står ledere over for udfordringen med at skabe overgange mellem papir og digitale arbejdsgange for en stor del af deres arbejdsstyrke. For at understøtte bæredygtige, fleksible arbejdsstrategier og skabe en problemfri oplevelse for medarbejderne er disse beslutningstagere nødt til at evaluere, hvordan deres hardware og software integreres med hinanden.

På trods af tidlige forudsigelser om det helt papirløse kontor er virkeligheden, at mange virksomheder stadig har brug for papirbaseret kommunikation med kunder, medarbejdere eller tredjeparter - for eksempel intern kommunikation eller PR-materiale. Det er derfor usandsynligt, at virksomheder vil være i stand til helt at eliminere deres behov for papir i fremtiden.

Faktisk viser en undersøgelse fra Keypoint Intelligence, at 77 % af IT-beslutningstagere planlægger at købe en scanner inden for det næste år. Det viser, at selvom mange eksisterende forretningsprocesser håndteres med papir først, er der stadig behov for hurtige og nemme overgange fra papir til digitale workflows. Det er tydeligt, at lederne er klar over, at et rent digitalt workflow ikke kan opfylde alle de forskellige behov i en virksomhed. Forskellige arbejdsgange kan derfor bremse virksomhedens succes i det lange løb.

Heldigvis er denne balancegang ikke noget, virksomhederne behøver at klare alene. Leverandørerne observerer ændringerne i jobtendenserne og justerer deres produkttilbud for at imødekomme efterspørgslen. Nogle cloud-baserede scannere på markedet i dag er kompakte, hurtige at sætte op og bygger bro mellem papir og digital - de gør det muligt at overføre filer direkte til en ønsket placering på en brugers enhed inden for få minutter.

Ud over hardware har virksomheder i dag adgang til en lang række software til dokumenthåndtering, som kan hjælpe med at strømline samarbejdet mellem eksterne medarbejdere. Det afhænger af den enkelte virksomheds behov at vælge de rigtige funktioner til en smidig og produktiv håndtering.

Nogle systemer henvender sig f.eks. til virksomheder, der ønsker at digitalisere processer, som tidligere kun blev håndteret fysisk. Andre ønsker måske at forbedre samarbejdet med dokumentdeling via både papir og digitalt og få større kontrol over adgangsrettigheder. Med så mange muligheder er det meget vigtigt, at mulighederne vurderes nøje for at sikre, at dokumenthåndteringssystemet gør livet lettere for medarbejderne.

Den "nomadiske" arbejdsstyrke kræver en tilgang, der forener fysisk og digital håndtering på en sømløs måde. Medarbejdernes evne til at udnytte deres potentiale og arbejde produktivt hænger sammen med deres mulighed for at få adgang til optimerede løsninger på arbejdspladsen, især hvis de føler sig motiverede af friheden til at arbejde fra fleksible lokationer.

De virksomheder, der kan bygge bro mellem fysiske og digitale arbejdsmetoder for at imødekomme behovene hos virksomheder og medarbejdere i forandring - det er dem, der vil få succes på lang sigt.