Er I forberedte på en fremtid med fjernarbejde?

Selv om fremtiden måske ikke er fuldkommen fastlagt, ved vi, at behovet for digitalisering er steget kraftigt. Det betyder, at det at have den rigtige teknologi og den rigtige infrastruktur vil være nøglen til overlevelse i et miljø, der ser ud til at blive svingende i nogen tid fremover. Nu er det tid til at komme i gang med at få jeres virksomhed op i fart og styrke jeres teams ved at investere i teknologi og systemer, der muliggør en mere fleksibel måde at arbejde på.

Men hvor klar til fjernarbejde var jeres virksomhed før disse uventede globale omvæltninger? Og er I klar til at ændre jeres opsætning til noget, der passer bedre til dette 'nye normale' på længere sigt? Alene i Storbritannien har mindre end 50 % af kontormedarbejderne tillid til, at deres virksomheds nuværende infrastruktur kan understøtte sikkert og produktivt fjernarbejde¹. Og det er næppe overraskende, når man tænker på, at hver virksomhed har et andet modenhedsniveau, når det gælder digital transformation. Som vi ved, har forretningslandskabet en lang række hybride, moderne arbejdsmiljøer, der anvender en blanding af papir og digital praksis.

Så selvom mange virksomheder måske ikke har været klar, vil den nuværende situation tvinge mange til at forcere tingene igennem. Men det betyder ikke, at det skal være kompliceret eller dyrt. Nu, hvor muligheden for virkelig at få glæde af en mere regelmæssig ekstern arbejdsstyrke er der, hvor skal I så begynde?

¹ https://www.forbes.com/sites/charlestowersclark/2020/03/27/will-remote-work-become-the-new-normal/#1918a2eccd1c

Overvejelser i forbindelse med fjernarbejde på længere sigt

Hvis I ønsker at tage brug af fjernarbejde på længere sigt, har jeres organisation brug for et økosystem, der muliggør en digitalt styret tilgang. For at opnå dette er der fire vigtige områder, I bør tænke på:

1) Teknologi – det sandsynligvis vigtigste område, der skal tages højde for, er jeres teknologiske valg, der vil blive udslagsgivende for jeres fjernarbejdsopsætning. Infrastrukturen, de fysiske enheder og de digitale værktøjer, I vælger til jeres arbejdsstyrke, skal alle være designet med fleksibilitet for øje.

Og det betyder ikke kun, at I skal skifte fra restriktive stationære enheder til en række bærbare computere. Forestil jer, at I arbejder på et advokatfirma eller på en uddannelsesinstitution. Selve karakteren af jeres daglige arbejde betyder, at adgang til en print- og scanningsenhed kan blive lige så vigtig som at have en bærbar pc – uanset om det er i hjemmet eller i et kontorrum.

Tænk over, hvilke enkle løsninger der kan hjælpe jeres team med at få arbejdet gjort og blive fortrolig med cloud-baserede tjenester. Jo mere brugervenlige I kan gøre jeres eksterne arbejdsstyrkeredskaber, jo mere reaktionsdygtigt vil jeres team være, og jo mindre sandsynligt er det, at I vil stå over for de dyre faldgruber med medarbejdere, der kombinerer deres arbejdsteknologi med forbrugerorienterede løsninger.

Og glem ikke vedligeholdelse og service. Stærke forbindelser tilbage til jeres IT-afdeling er et must for at sikre, at relevante opdateringer og programrettelser anvendes på de rigtige tidspunkter.

2) Samarbejdsværktøjer – at arbejde hånd i hånd med jeres valgte infrastruktur og enheder er de værktøjer, I vælger til at behandle jeres vigtige oplysninger. Uanset hvor samarbejdsvillige I var før det nuværende klima, kan vi være sikre på, at en solid information management-løsning bliver en vigtig del af enhver succesfuld ekstern arbejdsramme.

Det er her, cloud-løsninger virkelig kan gavne jeres virksomhed. I skal tage jer tid til at gennemgå det system, I p.t. har på plads og se efter en løsning, der opfylder alle jeres krav til workflows og sikkerhed ved håndtering af jeres virksomhedsdata.

I bliver også nødt til at iværksætte uddannelsesprogrammer for at hjælpe jeres team med at blive fremtidssikret. Jo hurtigere I får dem om bord, jo hurtigere kan I se den fulde værdi af jeres investering.

3) Bygge bro mellem papir og digitalt – mens det er nemt at tale om at koble sig på en cloud-løsning for at aktivere et eksternt arbejdsteam, hvad så hvis I stadig befinder jer i det tidlige stadie af jeres digitale transformation og er meget afhængige af papirprocesser? Har I under nedlukningen kæmpet med forholdene, hvor I ikke kunne få adgang til filer og starte digitale workflows?

Alle virksomheder er forskellige, så der findes ingen universalløsning, men I skal starte med at se på en strategi, der kan få jer fra der, hvor I befinder jer nu, til der, hvor I gerne vil være, og lægge en realistisk tidsplan. Nøglen er ikke at gå i panik og føle sig tidsmæssigt presset. Virkeligheden er, at I bliver nødt til at afbalancere den gamle infrastruktur og den blanding af papir- og digitale processer, I allerede har, så fokusér på, at dette bliver en jævn integrationsproces, og ikke et riv-ned-og-erstat-job.

4) Levering – hvis vi tager det udgangspunkt, at information er hjertet i enhver virksomhed, så er evnen til effektivt at udnytte sit flow på tværs af input, overførsel og adgang en klar afspejling af, hvordan en succesfuld organisation ser ud. I en tid, hvor kontinuitet er afgørende, kan I se, hvorfor det er så vigtigt for jeres virksomhed at kombinere den rigtige teknologi, samarbejdsværktøjer og produktiv styring af dokumentprocesser.

Giv jeres medarbejdere en robust, brugervenlig opsætning, så vil den øgede produktivitet og indflydelse på bundlinjen simpelthen være uovertruffen.