Smartere dataindsamling: Nøglen til enklere information management

Dataindtastning: Under udvikling, men stadig til stede

Hvis vi går tilbage til dagene før computere, betød indsamling af information manuel dokumentation. Dokumenter, f.eks. fakturaer, ansøgninger og kommunikation med kunder, kom med posten. Denne papirbaserede information blev åbnet, læst og arkiveret, og medarbejderne brugte deres tid på at indtaste dem i logbøger og regnskabsbøger.

Siden fremkomsten af computeren er dataindtastningsprocessen blevet digitaliseret, og medarbejdere har indtastet oplysninger i regneark og digitale skabeloner. Alligevel modtager virksomheder stadig information i flere formater, fra fysisk papir til PDF-filer. Denne delvise digitalisering, eller hybride miljø, bidrager til kompleksiteten af information management i en moderne virksomhed.

Medarbejderne bærer byrden af denne udfordring, bruger værdifuld tid på at kopiere oplysninger fra printdokumenter til digitale skabeloner og scanner dem for at sikre, at de kan arkiveres i digitale lageroptegnelser. Selv data fra allerede digitale dokumenter, f.eks. PDF-filer, skal ofte overføres manuelt til de korrekte skabeloner til videre behandling. Disse administrationstunge arbejdsgange har omfattende forgreninger, hvilket bidrager yderligere til den overordnede ineffektivitet i virksomheden.

Intelligent udvinding

Fremskridt inden for AI- og dataudvindingsteknologi – f.eks. OCR (Optical Character Recognition) til at omskrive skriftlig information i strukturerede og ustrukturerede formater – gør det muligt at udtrække værdi fra enhver type dokument. Uanset om det er et digitalt eller fysisk dokument, kan avancerede indsamlingsløsninger udtrække indhold fra ethvert dokument og gøre det til brugsklare data.

Denne proces gør det også meget nemmere at finde oplysninger fra disse dokumenter, fordi data kan indekseres. Ved at gøre disse data nemme at finde, udtrække og behandle, åbner dataindsamlingsløsninger andre muligheder, f.eks. nemmere dokumentanalyse og mere sikker arkivering. Hvis information i et dokument er mærket eller indekseret, bliver det nemmere at anvende regler om krav til sikkerhed og overholdelse af regler for lagring af disse dokumenter.

Det vigtigste er, at automatisk udtrækning af data fra dokumenter i flere forskellige formater kan reducere den tid, medarbejderne bruger på manuelle administrationsopgaver, f.eks. dataindtastning, betydeligt.

Tid til transformation

Medarbejdere vurderer, at de spilder omkring en fjerdedel af deres dag med administration^[4]. Det bør være en prioritet for enhver virksomhed at omdanne denne tid til værdiskabende aktiviteter. Ineffektivitet er stadig et almindeligt og indgroet problem i moderne virksomheder, men der er enkle måder at imødegå dette på, og smartere indsamling er et afgørende element.

For IT-teams, der overvejer, hvor der skal investeres, er den bedste fremgangsmåde at identificere de dokumenttunge afdelinger, der bruger for meget tid på dataindtastning og -behandling. Det er de afdelinger, hvor investeringer i bedre teknologi til indsamling og automatisering kan skabe reel værdi for virksomheden, fremskynde behandlingen, sænke driftsomkostningerne, øge sikkerheden og føre til forbedringer af den samlede effektivitet.