Tag jer af de små ting: Hvorfor hvert minut tæller, når det gælder produktivitet

Ingen bryder sig om at spilde tid, uanset om man er en medarbejder, der forsøger at krydse opgaver af på opgavelisten, eller en virksomhedsejer, hvor tid er lig med penge. Siden lanceringen af digitale teknologier er arbejdstempoet steget markant – vi kan jo kommunikere med hinanden med et klik på en knap. Men teknologi skaber nogle gange sine egne fejl og ineffektivitet.

Ifølge ny forskning¹ mister medarbejdere i gennemsnit 46 minutter om dagen på langsom teknologi. En ud af fem medarbejdere erkender, at ineffektiv teknologi gør dem ufokuserede. Når disse problemer opstår regelmæssigt, kan det endda betyde tab af personale – hvor en ud af 10 medarbejdere siger, at regelmæssigt opståede software- og computerproblemer har fået dem til at sige deres job op². Teknologien skal understøtte og muliggøre arbejde, ikke stå i vejen for det.

En af de største udfordringer ved at investere i teknologi, der har til formål at forbedre arbejdspladsens produktivitet, er at afbalancere dens funktioner og egenskaber med brugeroplevelsen. Det er vigtigt at huske på, at rigtige mennesker vil bruge disse systemer, så selv om et stykke software eller en enhed funktionelt er det bedste på markedet, kan det ikke nødvendigvis føre til den høje produktivitet, man stræber efter. Hvis medarbejderne har svært ved at bruge teknologien på arbejdspladsen, vil de sandsynligvis spilde tid på at finde ud af, hvordan den fungerer – eller endda undgå at bruge den helt, vælge alternativer, som de er mere fortrolige med, eller bruge ineffektive, ældre manuelle processer.

Dette afspejles i undersøgelser, der viste, at næsten tre fjerdedele af medarbejderne indrømmer at dele oplysninger med kolleger og 60 % med personer uden for organisationen via ikke-kompatible fildelingsværktøjer, der ikke er leveret af deres virksomhed³. Ud over at det potentielt kan reducere produktiviteten i forretningsprocesser på daglig basis, øger denne praksis risikoen for datatab og sikkerhedsbrud med alvorlige konsekvenser for virksomheden. Brugervenlighed på et grundlæggende, intuitivt niveau bør være den primære funktion i enhver ny teknologi.

Dette er endnu vigtigere på nutidens dynamiske arbejdspladser, hvor virksomheder i stigende grad vælger at indføre hybride arbejdsmodeller. Disse nye måder at arbejde på ændrer den måde, medarbejderne interagerer med kontorsystemer på, og det, som virksomhederne har brug for at fokusere på, hvad angår investeringer. Hvis virksomheder anvender en arbejdsmodel, hvor medarbejdere primært arbejder hjemmefra, vil en medarbejder sandsynligvis komme ind på kontoret, når vedkommende skal udføre en opgave, der ikke kan udføres derhjemme, f.eks. ved møder ansigt til ansigt eller ved brug af specialhardware. Det er derfor vigtigt, at kontorbaseret teknologi gør det muligt for medarbejderne at udføre disse opgaver så effektivt som muligt, så deres kontortid er produktiv.

En yderligere overvejelse er servicesupport. Hvis virksomheder arbejder med reduceret personale på kontoret, er der mindre sandsynlighed for, at der er IT-support tilgængelig på stedet for at løse eventuelle problemer. Derfor skal alle tekniske enheder fungere driftssikkert, så der undgås tekniske problemer, som kan resultere i nedetid, som ikke nemt kan løses, og som forhindrer medarbejderne i at være produktive, når de er på stedet. Med det i tankerne kan virksomheder overveje at investere i færre, men mere avancerede enheder, der giver øget produktivitet og driftssikkerhed.

Det er naturligvis denne forbindelse, der har gjort, at den hybride arbejdsmodel – hvor nogle mennesker er på kontoret og nogle derhjemme – kan fungere effektivt. Teknologienheder som printere og MFP'ere skal muliggøre en effektiv forbindelse mellem alle, uanset hvor de er, uden komplicerede processer eller upålidelige resultater. Kort sagt skal disse systemer være designet til at reducere den tid, som brugerne bruger på dem, og mere tid på at udføre funktioner for at øge produktiviteten, f.eks. at omdanne printdokumenter til digital information, som alle har adgang til.

Hos Canon er vores nyeste generation af printere og scannere til kontoret blevet udviklet til at forbedre produktiviteten i virksomheden og levere den brugervenlighed, driftssikkerhed og de tilslutningsmuligheder, der kræves af nutidens blanding af kontor-, hjemme- og hybridarbejde. Vores nyligt lancerede imageRUNNER ADVANCE DX C5800 og imagePRESS C170-serie kombinerer alle de funktioner, der kræves af en moderne kontorenhed.

Disse nye maskiner prioriterer produktivt og effektivt kontorarbejde ved at balancere hurtige print- og scanningshastigheder og automatiserede workflows med enkel anvendelighed for at opnå problemfri produktivitet. Med den ekstra mulighed for at producere kreative applikationer i høj kvalitet med imagePRESS C170-serien kan I effektivt opfylde alle jeres produktionsbehov internt via Canon. I mellemtiden kan vi som betroet producent garantere den driftssikkerhed, I har brug for til at holde jeres medarbejdere på opgaven på arbejdspladsen.

Vil I vide mere om, hvordan vores imageRUNNER ADVANCE DX C5800 og imagePRESS C170-serie understøtter produktivt kontorarbejde? Klik her