Automatisering er ikke et nyt fænomen. Mennesket er drevet af et behov for øget produktivitet og har udviklet teknologier til at udføre opgaver uden hjælp. I århundreder, lige fra dampdrevne væve til bilsamlebåndet, har automatisering hjulpet med at frigøre medarbejdere fra ensformige og gentagne opgaver for at gøre arbejdspladser mere effektive¹.

Men i kontorarbejdet foregår automatiseringen på forskellige måder. Vidensarbejdere øger værdien ved at skabe og dele oplysninger, så det er en stor forbedring af konkurrenceevnen at kunne gøre dette mere effektivt.

For nylig har vi foretaget undersøgelser af, hvordan arbejdsprocesserne forandrer sig – herunder hvordan organisationer administrerer dokumenter og oplysninger – og vi har lært, at organisationer nu begynder at anvende automatisering på forskellige måder. Det har til gengæld nogle fordele, der går langt ud over effektiviteten, f.eks. forbedring af kundeoplevelsen og opretholdelse af sikkerhed og compliance.

Men vi så også, at mange virksomheder kæmper for at komme videre fra mere grundlæggende former for automatisering til avancerede typer. Så derfor spurgte vi: Hvorfor?

Selv om automatisering allerede var en hastigt voksende branche før pandemien, har vi i de seneste år oplevet en stigning i brugen af den, og det globale marked for automatisering af forretningsprocesser er vokset fra 5,1 mia. USD i 2016 til 12,7 mia. USD i 2021 ² . Pandemien fremskyndede denne proces, fordi den fik mange virksomheder til at digitalisere store områder af deres drift³ . Ifølge McKinsey foregik teknologiimplementeringen faktisk ca. 25 gange hurtigere end før pandemien ⁴.

Resultatet? Virksomheder har gjort betydelige fremskridt med at automatisere tidligere oversete forretningsfunktioner, f.eks. kundeservice, HR og fakturahåndtering, som involverer gentagne processer, der er velegnede til automatisering, selv hvis mange organisationer ikke var i stand til at prioritere dette før.

McKinsey fandt også ud af, at med disse fremskridt er holdningerne gået fra at bruge automatisering til omkostningsreduktion til at opnå en konkurrencemæssig fordel⁵. Efterhånden som automatiseringen bliver mere avanceret, og den anvendes på mere komplekse forretningsprocesser, giver den mere strategiske fordele.

Vores forskning omfattede at spørge ITBT'er om deres erfaringer med automatisering. Ud fra deres svar identificerede vi tre nøgleområder, hvor de konsekvent så fordele:

Produktivitet er en af de fordele, der oftest forbindes med automatisering, og det har vores forskning understreget. 37 % af ITBT'er sagde, at det giver teams mulighed for at arbejde mere effektivt, hvilket gør det til den største fordel.

32 % af ITBT'erne fandt, at deres investering i automatisering gjorde det nemmere at administrere compliance og beskytte vigtige oplysninger.

34 % af de ITBT'er, vi talte med, sagde, at automatisering hjalp dem med at forbedre kundeoplevelsen – en af de tre største fordele.

ITBT'er er helt klart tilfredse med den automatisering, de har på plads. Men er der områder, hvor de kunne gå længere for at opnå flere fordele ved automatisering i deres organisationer?

Databeskyttelse er en konstant bekymring for ITBT'er, og med stigende virtuelle og hybride arbejdsmetoder er det sværere for virksomheder at spore medarbejdernes adfærd. 36 % af ITBT'erne sagde, at de enten ved eller tror, at medarbejderne ikke følger compliance-processer – så det er ingen overraskelse, at de allerede investerer i digital dokumenthåndteringsteknologi for at få bedre overblik og kontrol over, hvordan oplysninger strømmer gennem deres organisation.

F.eks. har 53 % af ITBT'erne automatiske adgangsrettigheder på plads, hvilket sikrer, at ikke-godkendte medarbejdere ikke kan få adgang til følsomme dokumenter. 51 % har automatisk anvendt lagertidsrammer for at sikre, at følsomme dokumenter slettes i overensstemmelse med GDPR.

Alt i alt siger ca. halvdelen af ITBT'erne, at de har implementeret en af de potentielle muligheder for digital dokumenthåndtering, som vi spurgte om.

Da vi kiggede på mere komplekse implementeringer, der dækker hele workflows, indså vi, at ITBT'ers implementering af denne automatiseringsfase er markant mindre. Det er vigtigt at vide, at disse er de mest virkningsfulde former for automatisering, der kan forvandle oplevelsen for medarbejdere og kunder.

For eksempel har kun 29 % af ITBT'erne automatiseret deres kundekommunikation, og kun 30 % kan levere automatiske statusopdateringer til kunder og klienter.

Så hvad går galt – og hvordan kan ITBT'er bygge bro over kløften for at sikre, at de ikke sakker bagud?

At implementere automatisering af workflows er simpelthen mere kompliceret. Men i løbet af vores undersøgelse blev det klart, at implementering af så omfattende automatisering kan være skræmmende af en anden særlig grund – kompatibilitetsproblemer mellem ny og eksisterende teknologi. Det er derfor, at når ITBT'er vælger ny teknologi, har de angivet kompatibilitet med deres organisations eksisterende IT-infrastruktur som deres vigtigste overvejelse.

Med organisationer, der arbejder med stadigt mere komplicerede teknologiøkosystemer, er det ingen overraskelse, at opdateringer og innovation ikke er nemme. Vores undersøgelse viste, at 27 % af ITBT'erne oplevede forsinkelser under deres sidste større teknologiimplementering, og 23 % installerede teknologien, men fandt, at funktionaliteten ikke var egnet til formålet. Det, der skulle gøre en virksomhed mere effektiv til at administrere oplysninger, kan have den modsatte effekt, hvis det håndteres forkert,.

I mange tilfælde er valg af den rigtige partner under en ny teknologiimplementering være det, der gør forskellen mellem succes eller fiasko. Vores forskning viste, at samarbejde med den forkerte partner kan forværre kompatibilitetsudfordringerne. Det er derfor, at valg af en partner med erfaring inden for integrations- og tilrettelæggelsesløsninger kan hjælpe ITBT'er med at minimere eventuelle forstyrrelser og usikkerhed.

Vi har set, at en forøgelse af deres digitale modenhed giver virksomhederne byggeklodserne til at blive mere fleksible. Automatisering er en grundlæggende del af denne rejse, som forbedrer både medarbejder- og kundeoplevelsen og giver ITBT'er større kontrol over og indsigt i oplysningerne i deres organisationer end nogensinde før.

Men for at få mest muligt ud af automatiseringen skal virksomhederne være forberedt på at opbygge en vækstplan, der kan rydde forhindringerne for kompatibilitet. Og ved at finde den rigtige partner bliver denne igangværende bevægelse ind i en automatiseret fremtid langt mindre skræmmende.

Download vores rapport nu for at opdage de udfordringer, som ITBT'er står over for i dag, hvordan virksomhedens digitale modenhed klarer sig, og de områder, I kan investere i for at opbygge en praktisk automatiseringsstrategi.