Virksomheder bliver stadig mere bevidste om deres miljømæssige fodaftryk, og mange søger nye måder at forbedre deres bæredygtighed på. Et centralt område, hvor virksomheder kan gøre en betydelig forskel, er ved at reducere deres afhængighed af papir og minimere printforbruget.

At minimere mængden af papir er en effektiv måde for virksomheder at blive mere bæredygtige på. Heldigvis findes der i dag en række digitale løsninger, der kan hjælpe os med at gøre netop det.

Her er vores tips til, hvordan din virksomhed kan erstatte papirbaserede workflows med digitale:

Begynd med at undersøge medarbejdernes adfærd. Hvilke typer dokumenter printer I, og hvilke printer I mest af? Er det nødvendigt for jer at printe disse dokumenter, og er der måske en afdeling, der printer langt mere end de andre? Tal med medarbejderne og find ud af, hvorfor de vælger at printe i stedet for at bruge en digital løsning. Er det, fordi der ikke er andre muligheder, eller er det bare et spørgsmål om gamle vaner?

Derefter kan I begynde at se på, hvad I kan gøre for at få jeres medarbejdere til at bruge flere digitale arbejdsprocesser. Handler det om at uddanne medarbejderne i at reducere papirforbruget, eller handler det om at investere i ny software, der kan hjælpe jer i gang?

De mest almindeligt printede dokumenter er meget forskellige fra virksomhed til virksomhed. Men de dokumenter, som de fleste virksomheder håndterer, og som vi oplever stadig bliver printet i stort omfang, er fakturaer og kontrakter. Årsagen er, at de skal underskrives, og her starter man med at printe dokumentet, underskrive det og derefter scanne dokumentet igen, nu med underskrift. Måske skal dokumentet endda underskrives af flere personer, og her bliver processen ofte lidt langvarig, i hvert fald hvis man ser på, hvor effektivt det kan gøres med en faktura- og kontraktløsning.

Ved at bruge en sådan løsning digitaliseres - og strømlines - hele processen, så dokumentet ikke behøver at blive printet på noget tidspunkt.

Mødereferater, processer og procedurer samt undervisningsmateriale er andre dokumenter, som vi ofte oplever, at virksomheder fortsat udskriver. I stedet kan disse dokumenter gemmes og deles på cloud-baserede platforme, så alle medarbejdere kan få adgang til Software til dokumenthåndtering kan gavne jer, og et stort plus er, at det også hjælper med at optimere jeres dokumentsikkerhed. Adgangskontrol kan sættes op, samtidig med at det hjælper jer med at sikre, at al jeres lagrede information forbliver compliant.

Benyt software til at overvåge og styre jeres printadfærd. På den måde får I hurtigt et overblik over, hvilke typer dokumenter der fortsat printes, og om jeres forbrug løbende reduceres.

Når I har implementeret ovenstående processer, er det væsentligt at kontrollere, om det har den ønskede effekt på jeres papirreduktion.

Er der bestemte afdelinger, der stadig printer lige så meget som før, og hvad er årsagerne til det? Det tager ofte tid for medarbejderne at vænne sig til nye processer og ændre deres tankegang til at tænke mere bæredygtigt.

Og er der et mønster i, hvilke dokumenter der stadig ofte bliver printet? Undersøg, om medarbejderne føler, at de har de rigtige værktøjer, og om de har brug for mere træning i at bruge dem. En brugervenlig digitaliseringsløsning er altid et godt udgangspunkt for at sikre, at medarbejderne ikke bruger unødig tid på at håndtere dokumenter digitalt og derfor falder tilbage i gamle arbejdsgange.