TRADITION OG FORNYELSE HOS FUGLSANG MED NOVA

Digitalisering for fremtiden

Når en virksomhed udvikler sig, skal virksomhedens infrastruktur også udvikle sig. Nye forretningsaktiviteter kræver nye løsninger - og derudover er det en gang imellem en god idé, at gå de administrative processer igennem for at se, om de kan gøres mere effektive. Præcis den situation var man i for et par år siden hos Bryggeriet S.C. Fuglsang A/S i Haderslev. Årsagen var, at selv om kampen i bryggeribranchen er hård, er der gode muligheder for øgede aktiviteter hos de mindre bryggerier, der arbejder ud fra de gode, håndværksmæssige traditioner. Og sådan et bryggeri er Fuglsang - ikke nok med, at de udvikler deres ølprodukter, ejer de også et malteri, der er i vækst og eksporterer til andre bryggerier over hele verden, og i 2016 overtog de Mineralvandsfabrikken Frem i Ribe.

”Vi er med andre ord en virksomhed i vækst, men netop konkurrencesituationen understreger vigtigheden af, at vi kan agere hurtigt og effektivt i vores beslutningsprocesser. Da vi nu har lokationer både i Haderslev, hvor vi har vores bryggeri og har planer om at opføre et nyt sodavandstapperi, et lager i Glostrup samt vores malteri i Thisted, var vores administrative processer efterhånden blevet en kende anstrengt. Vi brugte simpelthen for lang tid på at godkende, arkivere og ikke mindst genfinde bilag. Derfor havde vi brug for en ny løsning, der både kunne gøre hverdagen lettere og mere digital”, fortæller It- og økonomichef Peter O. Pilegaard.

Entydigt overblik over alle bilag

Efter opkøbet af mineralvands-fabrikken er nye produkter ligeledes kommet til, blandt andet i form af færdigblandede cocktails på fustage. Dermed er Fuglsang kommet i kontakt med nye kundegrupper, og nye salgsfolk er blevet ansat. Det understreger vigtigheden af at kunne betjene både kunder og leverandører hurtigt og ikke mindst korrekt, så valget faldt på Nova, da en ny platform til bilagshåndtering skulle implementeres. Ud over, at man naturligvis vurderede funktionaliteten, fandt man det som hæderkronet virksomhed solidt forankret i den jyske muld attraktivt, at prisen var fast, og at support afregnes efter behov. Det der med leasing eller klikafgift var ikke lige sagen.

”Vi har nu fået én indgang til hvert af vores tre driftsselskaber, og vi har ikke mindst fået fuldstændig klarhed over, hvor hvert enkelt bilag til hver en tid befinder sig. Med flere lokationer såvel produktionsmæssigt som administrativt er det essentielt og desuden en fordel, at vi løbende kan se aktuel status på en sag. Hvis f.eks. en faktura ikke er blevet betalt, skyldes det måske, at der er et tvivlsspørgsmål, og det skal være transparent i organisationen således, at alle ansvarlige medarbejdere kan agere”, siger Peter O. Pilegaard og føjer til, at det nu er fuldstændig entydigt, hvornår et bilag er modtaget, og hvad der er sket eller skal ske med det.

Fuld transparens i alle bilag

Væk er altså alle fysiske mapper og ringbind, for i dag modtages alle bilag i digital form, og skulle et enkelt papirbilag forvilde sig ind til bogholderen, bliver det straks scannet og digitaliseret. I den sammenhæng understreger Peter O. Pilegaard, at når man undergår en digital transformationsproces, er det vigtigt, at man opfordrer sine samarbejdspartner til ikke blot at være digital, men også at være det på den rigtige måde. Eksempelvis kan PDF-formatet være udmærket, men XML-formatet er langt mere transparent og fremtidssikret.