DWF: Gør tingene anderledes

Udfordringen

DWF LLP er en af Storbritanniens succeshistorier i den juridiske branche og er hurtigt vokset fra en praksis på fire personer til en virksomhed, der beskæftiger over 2.300 mennesker fordelt på 13 internationale kontorer. Virksomheden ønsker at bygge videre på denne succes ved at klatre op ad den juridiske rangstige og blive en top 15-virksomhed, en målsætning, som handler om meget mere end at præstere økonomisk.

Som Andrew Leaitherland, Managing Partner og CEO, siger: "Vores store mulighed er at gøre tingene anderledes." Denne filosofi kommunikerer virksomhedens tre strategiske mål: at levere bedre service til kunderne, arbejde mere rentabelt og at skabe et miljø, der tiltrækker de bedste medarbejdere og sætter dem i stand til at udnytte deres fulde potentiale. I en branche præget af papirintensive processer, er digital print- og informationsadministration afgørende for opnåelsen af disse mål.

"Branchen er gennemsyret af traditionelle arbejdsmetoder", forklarer Janice Moores, Service Delivery and Procurement Manager hos DWF. "Ved at overvinde de tids- og ressourcekrævende processer i den juridiske branche får vi en væsentlig konkurrencefordel." DWF besluttede derfor at digitalisere virksomhedens kerneprocesser og skabe et mere fleksibelt arbejdsmiljø. Rent praktisk var det nødvendigt at administrere omkostningerne og kompleksiteten ved at producere op til 57 millioner printede sider hvert år. Og virksomheden skulle ligeledes efterkomme branchens strenge regulatoriske krav om at sikre følsomme klientdata.

Canons løsning

I tæt samarbejde med DWF har Canon udviklet en ny dokumentstrategi og grundigt gennemgået hele firmaets printinfrastruktur. Den introducerede mobil dokumentadgang, mobilt print og det automatiske digitale mailroom, der automatisk digitaliserer og leverer alle offentliggjorte dokumenter direkte til modtagerens indbakke via e-mail. Dokumentløsningen er udviklet til at hjælpe medarbejdere med at arbejde fleksibelt, uanset om de er på rejse eller arbejder fra en delt kontorplads på et andet kontor, og inkluderer et sikkert identifikations- og jobsystem til at styrke informationssikkerheden.

Fordele

Virksomhedens digitale transformation har nok haft størst indvirkning på DWF's medarbejdere, som nu har værktøjerne til at arbejde effektivt, uanset hvor de arbejder fra. Dette adskiller virksomheden fra konkurrenterne med hensyn til den kundeservice, de kan levere, som Moores forklarer: "Ved at give vores brugere adgang til væsentlige oplysninger og forretningsprocesser, uanset hvor de er, fremmer vi effektiviteten og viljen til at gøre mere for vores kunder."

På hovedkontoret udgør DWF's kontorlokaler nu et mere samarbejdsorienteret miljø, da den nye printinfrastruktur giver mulighed for at fjernarbejde og printe fra alle DWF's kontorer. Moores bemærker: "Det, at vores klienter kan komme til et hvilket som helst af vores kontorer og arbejde, som var det et af deres egne, er noget, som næsten ingen andre advokatfirmaer kan tilbyde."

Fordelene ved Canons digitale mailroom er ligeså imponerende. Ud over at information kan flyde mere problemfrit gennem hele virksomheden, forudser DWF, at denne løsning vil betyde et afkast af investeringen i løbet af to år og løbende besparelser på op til 1 mio. £ årligt.

Med digitalt lagrede dokumenter, som er sikkerhedskopieret og sikret, er den måde, folk søger og arkiverer oplysninger på, også fuldstændig forandret. Medarbejdere kan nu arbejde hurtigere og mere effektivt, og det reducerede behov for papirdokumenter har ført til enorme besparelser i kontorplads med fysiske lageromkostninger formindsket med over 50 %.

Innovation er dog ikke på bekostning af sikkerheden, da hele løsningen er certificeret efter de strengeste internationale standarder for styring af informationssikkerhed, ISO 27001. Gennem understøttelse af sporing og rapportering af miljømål hjælper den endda med at reducere DWF's CO2-udledning og sikre virksomhedens overordnede ISO 14001-akkreditering.

Fremgangsmåden virker tydeligvis: I 2014 blev virksomheden anerkendt i Financial Times som en af de mest innovative i hele Europa. Moores konkluderer: