Trevia havde brug for et system, der kunne effektivisere deres dokumenthåndtering og hjælpe med at spare tid i hverdagen.
Trevia undersøgte markedet og hørte om Therefore og programmets funktionalitet fra samarbejdspart-neren Geovent, hvorefter de tog en dialog med Canon.
Rasmus Iversen Skovshoved Projektingeniør hos TreviaDet fungerer godt, og hjælpen er tæt på. I bund og grund er det et virkelig godt og gedigent system.
Efter syv år med langsomme systemer og trættende processer besluttede den tekniske totalentreprenør Trevia at søge nye muligheder, hvormed de kunne spare tid, nedsætte omkostninger og få et bedre system til dokumenthåndtering.
Med en anbefaling fra virksomhedens samarbejdspartner, ventilationsvirksomheden Geovent, fik Therefore hurtigt deres interesse, da systemet kunne lave native integration til Trevias nuværende økonomisystem. I 2018 fandt implementeringen af systemet sted. Og hos Trevia er de særligt glade for Therefore, fordi det har sænket deres omkostninger.
”En af styrkerne ved Therefore er, at vi selv kan udvikle i systemet, når vi mangler en ny funktionalitet og skabe nye workflows. Det gør, at vi ikke længere er afhængige af eksterne konsulenter, og det sparer os rigtig mange penge”, forklarer Rasmus Iversen Skovshoved projektingeniør hos Trevia.
Trevia har tidligere været særligt udfordret på overblikket over eksisterende og tidligere kontrakter. Det var ikke blot en forhindring i forhold til forhandling med kunderne, men også en generel tidsrøver.
”Når en kunde henviste til et tidligere tilbud fra os, var det en udfordring, da vi kun kunne se den seneste udgave, og heller ikke de sidste fem reviderede versioner. Med Therefore har vi løst problemet ganske simpelt, så vi altid kan finde de forskellige versioner”, fortæller Rasmus.
Ifølge Rasmus har Therefore også en forbedret måde at indeksere filer på, så det er nemmere og hurtigere at finde frem til den rigtige PDF blot efter første klik.
”Hastigheden er en klar fordel. Vi kan gennemsøge dokumenter langt, langt hurtigere end tidligere. Det tager 20 sek. nu, hvor førhen tog det måske 5-6 minutter – og med den tid tager det jo hele dagen.”
Efter at persondataforordningen trådte i kraft i 2018, stod Trevia pludselig overfor en lang række udfordringer blandt andet med analyse af data, kontrakter og HR-dokumenter. Men Therefore løste hurtigt deres udfordringer.
”Therefore går ned på adgangsniveau og opsætter nemt restriktioner for, hvilken adgang den pågældende medarbejder skal have. På den måde har det været virkelig let at sikre databeskyttelse,” fortæller Rasmus.
Databeskyttelse spiller også ind andre steder i Trevias hverdag, der med Forsvaret som kunde er underlagt skarpe retningslinjer. Trevia opbevarer derfor al data på deres egne servere og ikke i en cloud-host.
”Den måde som Therefore håndterer data på, gør det let for os at sikkerhedskopiere det hele, så vi kan overholde de retningslinjer, vi har fra Forsvaret til, hvordan vi opbevarer medierne. Det er rigtig smart”, siger Rasmus tilfreds og afslutter: ”Det er rart, at der findes et system som Therefore, der kan fås on-premise – altså på vores egen server”.
Trevia har i dag NAV-integration samt Outlook og Office, og de arbejder stadig videre på at integrere Therefore til andre systemer.
”Trevia er nok den kunde i vores Therefore-portefølje, der har den mest ekstensive anvendelse af Therefore”, tilføjer Peter Holst, Presales Consultant hos Canon.
HWAM ønskede at deres effektivisere deres manualproduktion, og deres ambition var at have mere opdaterede manualer, et mindre lager, lettere ved ændringer og et mere intuitivt system for medarbejderne.
Genan havde brug for at modernisere og digitalisere deres fakturahåndteringssystem. Canon havde løsningen der kunne digitalisere deres fakturahåndtering.
Novictus var ude efter en løsning, som både kunne klare at printe og skære. Canon fandt den helt rigtige løsning til dem.
Managed Print Services er en løbende analyse af din virksomheds printsetup, således at du hele tiden kan være sikker på, at du har det rette setup til din virksomheds behov.
Det hele starter med en Canon printanalyse Med Canon Managed Print Services øger du medarbejdernes produktivitet, reduceres spildtid og forbrugsstoffer til gavn for både miljø og bundlinje.
Ved løbende at få en grundig analyse, har du hele tiden tjek på jeres brugsmønstre og behov, således at der ikke kommer uforudsete omkostninger for jer.
Canon